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工作规程

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昆山市博益鑫成高分子材料有限公司
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秘书处工作规程

(一) 总则 

第一条 为了充分发挥秘书处的功能,规范秘书处的工作程序,健全秘书处的议事规则,保障秘书处日常决策的科学性和民主性而制定本工作规程。

第二条 本工作规程是秘书处的工作制度,对本会秘书处及其全体秘书处职员具有约束力。 


(二) 秘书处的性质、职责与机构设置

第三条 秘书处是本会的常设执行机构,对理事会负责并报告工作。

第四条 秘书处实行秘书长负责制,副秘书长协助秘书长工作,秘书长不在时,由副秘书长代理秘书长的职责。

第五条 秘书长的职权为:
(一) 主持秘书处的日常工作;
(二) 组织实施上级主管部门以及有关政府部门制定的行业政策和理事会的决议;
(三) 组织实施理事会批准的本会年度工作计划;
(四) 制定秘书处内部工作制度及机构设置方案;
(五) 推荐秘书处部门负责人选,聘任秘书处职员;
(六) 出席理事会会议,接受理事会的咨询和监督;
(七) 本会章程和理事会授予的其他职权;
  
第六条 秘书处下设会员发展服务部、信息网络管理部、法律事务援助部、政策法规宣传咨询部、项目投资部、外事联络部、财务部。

第七条 秘书处各职能部门的设置需要调整时,由秘书长提出方案,经秘书长办公会议讨论,报理事会审议通过。

(三)秘书长办公会议制度

 第八条 秘书处实行秘书长办公会议制度。秘书处重大事项的决议和执行均须通过秘书长办公会议通过。

第九条 秘书长办公会议由秘书长主持,其成员由秘书长、副秘书、秘书组成,根据工作需要,秘书处有关职员可列席。
  
第十条
秘书长办公会议实行无记名投票和举手表决的方式作出决议和决定,所作决定和决议应经秘书长办公会议充分酝酿和协商,并经成员过半数通过方为有效,同意票与反对票相等时,秘书长可以多行使一票的表决权。

第十一条 秘书长办公会议的义事范围为:
(一) 行业重大决策的审议研究和贯彻实施
1、涉及国家有关法律法规以及上级政府主管部门有关重要政策和决定在本行业的贯彻实施;
2、有关会员大会、理事会重大决定和决议的贯彻执行;
3、有关行业发展规划、行业法规、规章、制度和政策的拟订和调整;
4、提交理事会审议的年度工作报告,工作计划和其他事项;
5、秘书处工作中涉及到的重大问题的处理;
6、涉及活动中重大事项的处理;
7、秘书处员工的外派、学习和行业组团出访;0
8、需报请上级主管部门决定的重大事项;
9、秘书长认为应提交秘书长办公会议讨论决定的事项。
(二) 财务预算和重大财务开支
1、提交理事会审议批准的商会年度财务预算和决算;
2、会员大会、理事会的费用开支;
3、秘书处职员的工资、资金、补贴以及保险费用;
4、重大固定资产的购置;
5、秘书处重大活动的费用开支;
6、未列入预算的财务收支事项;
7、其他重大开支事项。
(三) 机构设置与人事决定
1、涉及秘书处机构设置和变动的方案;
2、秘书处职员的聘任、解聘和辞退;
3、秘书处部门负责人以上职员的任免建议;
4、秘书处员工职位的调整安排;
5、秘书处职员的级别晋升等。
(四) 秘书处内部规章制度的制定和修改。
(五)秘书处文件的签发

第十二条 商会秘书长对外文件的印发和上报必须由秘书长签发。

第十三条 秘书长应及时将理事会审议通过的决定和决议由秘书长审定后报会长签发,并及时以理事会文件形式向各单位印发。
  
第十四条 秘书处有关职能部门应及时将上级单位的规章制度提交秘书长签发转发各相关会员单位。

第十五条 秘书处会议审议通过的有关决定和决议由秘书长决定是否转发各单位。

第十六条 秘书长不在时,由副秘书长签发商会秘书处文件。

六)附 则
第十七条 本规程自理事会通过之日起施行。
  
文件管理制度

第一章 总则

 第一条 为了确保会员利益,提高办公速度,充分发挥文件在各项工作中的作用,结合商会的实际情况,特制订本制度.

 第二条 文件管理内容主要包括:政府函、电、来文,同级函、电、来文,商会上报下发的各种文件、资料.

 第三条 按照分工合作的原则,商会各类文件是由秘书处归口管理.

 第二章 收文的管理

 第四条 公文的签收

 1.来商会公启文件(除公司领导亲启的外)均由秘书处登记签收后拆封.在签收和拆封时,收件员必须检查封口和邮戳.对开口和邮票撕毁函件庆查明原因,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收.

 2.对重要、涉密文件,要进行信封、文件、文号、机要编号的核定.如果其中一项不清楚,应立即报告秘书长,并登记差错文件的文号.

 第五条 公文的编号保管

 1.来文拆封后应立即分类登记编号,保管.须由秘书处承办或归档的商会领导亲启文件,商会领导启封后,应是交秘书处办理正常手续.

 2.商会外出人员开会带回文件及资料应及时是送交秘书处进行登记编号保管,不得个人保存.

 第六条 公文的阅批与分转

 1.凡正式文件均需由商会秘书长根据文件内容和性质阅签后,由秘书分送各单位阅办,重要文件应呈送会长亲自阅批后分送各单位阅办.为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完紧急 文要即阅即办.

 2.一般函、电、单据等,是由秘书直接分转处理.如涉及几个单位会办的文件,应同主办单位联系后再分转处理.

3.为加速文件运转,秘书应在当天或第二天将文件送到商会领导和承办部门,如关系到两个以上业务部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过两天(特殊情况例外).

 第七条 文件的传阅与催办

 1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿和公共场所,也不得将文件转借其他人阅看.对尚未传达的文件不得向外泄露内容.

 2.阅读文件庆抓紧时间,当天阅完后应在下班前将存档好,阅批文件一般不得超过两天,阅后应签名以示负责.如有领导 “批示”、
“拟办意见”秘书处应责成有关单位和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜.

 3.阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,经防止丢失泄密.

 4.文件阅完后,应送交商会秘书处,切忌横传.

 5.秘书处对文件负有催办检查督促的责任,承办单位接到文件函电应立即指定专人办理.不得将文件压放分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得秘书处同意后,予以复印或摘抄,原件庆及时归档周转.

 第三章 发文的管理

第八条 发文的规定

 1.商会上报下发正式文件的权力是集中于秘书处,其他会员单位一律不得以商会名义自行向政府或兄弟单位放送正式文件.

 2.各会员单位需要以商会名义政府反映汇报重要情况或向兄弟单位寻求合作时必须递交局面申请,秘书处核实,会长批准后方可正式发文。

 3.对商会影响较大,涉及两个以上单位范围的文件,须由会长批准签发.其余文年均由各秘书长批准签发.
第九 发文的范围:

 1.凡以商会名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围.
2.商会下发文件主要用于:
a.公布全商会规章制度;
b.转发政府文件或根据政府文件精神制订的商会文件;
c.公布工商会体制机构变动或各会员单位任免事项;
d. 发布有关会员单位奖惩决定和通报;
e.其他有关商会和会员发展的信息及重大事项.
3.商会上行文、外发文主要用于:
a.向政府呈报各类信函回复及关于会员生产经营当中的诉求;
b.向兄弟单位联系有关商会发展,促进会员信息共享、共同提高有关信函文件。

 第十条 发文程序规定:
1.各会员单位需要以商会名义发文,应事先向秘书处提出书面申请;
2.商会发文时,会员单位应以党的方针、政策和国法令,公司指示或工作实际需要草拟文件初稿;
3.草拟文稿必须从全公司角度出,做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整.严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写;
4.文稿拟就后,拟稿人应填附发文稿纸首页,详细写明文件标题、发送范围、印制分数、拟稿单位与拟稿人,并签名、盖章、标定日期和密级;
5.秘书处应根据秘书长及会员单位的要求,按有关文件规定,对文稿进行审查和修改.对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿;
6.经秘书处审查修改后的文稿,提交部门政府主管部门;
7.对审核时修改较多,有碍打印和存档的文稿,应由拟稿单位重新誊写清楚;
8.需经会签的文稿,应在交付打印前送会签部门会签;
9.文稿审核会签后,按批准权限的规定是呈送会长审定批准签发;

 第五章  文件的借阅和清退

 第十一条 各会员或兄弟因工作需要借阅一般文件,需经单位负责人签写便条,对有密级的文件须经秘书长同意后方可借阅.

 第十二条 借阅文件应严格履行借阅登记手续,就地阅看,按时归还.任何人不得将文件带走或全文抄录,不允许拆卷和在文件上勾划.
第十三条
秘书处对承办的公文应抓紧催办,应定期对事情已妥的商会文件和商会要求限清退的文件,进行收缴清退工作.(一般为月底一小清,季末一中清,年终一总清.)如发现文件丢失必须及时查明原因和责任者,并如实向秘书长报告.

 第十四条 商会应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作.

第六章 文件的立卷与归档

 第十五条 文件的归档范围:
1.凡下列文件统一的是由秘书处负责归档:
a.商会报告、申请的批复;
b.商会领导发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结及其它有文字性发言;
c.商会与理事会以及各种专业例会记录;
d.参加政府召开的各种会议带回的文件、资料及商会在会上汇报发言材料等;
e.政府有关领导来公司检查视察工作的报告、指示记录和材料;
f.商会日志和大事记;

 第十六条 产卷要求:
1.文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序,分门别类地进行整理归档.
2.立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性.
3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则.重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档.
4.上年度形成的文件材料,要求在下年度五月份以前整理完.六月份正式向档案馆(室)移交,清单一式两份.(接交单位各留存一份备查).

 第七章  文件的销毁
第十七条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,秘书处应定期清理造册,并按商会有关规定,办理申请销毁手续.
第十八条 经审核同意销毁的文件,应由秘书长到商会指定地点监视销毁.
附:  本制度最终解释权归ag国际厅ag88|官网。

 商会公章管理制度

 一、商会公章由秘书处负责管理,未经会长或执行会长书面批准不得随意交由他人管理和使用。
 二、 一般性介绍信及身份证明,须经秘书长审核后,方可盖章,以备查。
 三、对加盖公章的文件,应注意落款单位必须与印章一致,用印位置恰当,要骑年盖月,字组端正,图形清晰。
 四、公章一律不得用于空白介绍信、空白纸张、空白单据等。
 五、公章管理人员必须认真负责,严格遵章守纪,秉公办事。没有会长执行执行会长的签字,不得随意盖章。
 六、每一次使用公章,公章管理人员必须记录下来,备查。
 七、公章管理人员应妥善保管公章,不得随意乱放。不用时应该锁好,防止盗用。
 八、盖章后出现的意外情况由批准人负责,如公章管理人员违规盖章造成的后果 由直接责任人负责。